Monsieur,

Codestinataire de cette réclamation : notre Correspondante Informatique et Libertés

Le code du travail prévoit en son article L1222-3 que « Le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles mises en oeuvre à son égard.

Les résultats obtenus sont confidentiels.

Les méthodes et techniques d'évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. »

L'article 36 de la Convention Collective prévoit que  

"(...) L'évaluation professionnelle est un acte important de la gestion des ressources humaines:

elle doit permettre d'analyser objectivement l'adéquation entre les exigences du poste, les compétences mises en oeuvre par le salarié et les moyens alloués par l'entreprise;

elle permet d'apprécier les performances du salarié;

elle permet également de suivre l'évolution de la qualification professionnelle du salarié, de son parcours professionnel et de son positionnement dans la classification;

elle s'appuie sur des critères d'appréciation que l'entreprise a définis et qui sont connus du salarié.  Ces critères correspondent au domaine d'activité et de responsabilité du salarié;

elle porte sur l'ensemble de la période écoulée depuis l'évaluation précédente et permet d'exprimer les attentes de l'entreprise pour la période à venir;

ses modalités sont déterminées dans chaque entreprise.

L'évaluation fait l'objet d'un entretien, programmé à l'avance pour en permettre la préparation, entre le salarié et son responsable.  Au cours de cet entretien, chacun est amené à exprimer son point de vue. 

Les besoins de formation du salarié et ses attentes en matière d'évolution professionnelle sont aussi abordés prioritairement à cette occasion.

(...)"

Concernant les zones de commentaires, la CNIL - https://www.cnil.fr/fr/levaluation-des-salaries-droits-et-obligations-des-employeurs-0 (le texte de la page référencée se trouve au-delà de la réclamation) - nous indique dans son lien « L’évaluation des salariés : droits et obligations des employeurs » que

• Les zones commentaires sont à utiliser avec la plus grande prudence, ces zones doivent être pertinentes, adéquates et non excessives,

• Le responsable des traitement doit faire en sorte d’empêcher que des commentaires subjectifs (outranciers voir insultants y figurent).

Ces propos de la Cnil tombent bien puisque c’est ce qui est prévu dans l’instruction via l’obligation de passer par un indicateur nécessairement porté à la connaissance du salarié afin d’être totalement objectif.  L’instruction 13672 prévoit que les objectifs doivent être « factuels et concrets ».  Cela limite le subjectif… normalement

En outre, cela est en parfaite ligne avec la jurisprudence qui prévoit que la part laissée à la subjectivité doit être « cantonnée » ; que ces objectifs doivent être centrés sur le travail réel et non sur le travail prescrit.

Nous vous avons déjà alerté sur les problématiques de 360 sauvage imposés par la Direction de GBIS en infraction avec l’instruction et donc en infraction avec le code de conduite Société Générale.  Ces 360 sauvages ne sont pas objectifs puisque pour être bien vu du chef, je dis la même chose que le chef…  L’évaluation devient ici l’odalie.

Nous vous avons alerté sur différents objectifs/éléments de mesure sur lesquels, jamais vous n’avez réussi à nous revenir sur leur SMARTitude et donc leur objectivité.  Ces exemples illustrent bien l’impossibilité de réaliser des évaluations objectives sans commentaires subjectifs comme l’exige la Cnil.  On peut citer par exemple: 

• Description de l'objectif opérationnel à atteindre: « coordination des plateformes de pricings automatiques (inters et externes)» , l'élément de mesure est "Qualité coordination plateformes de pricings »

• Description de l'objectif opérationnel à atteindre: « Favoriser les synergies internes groupe SG : optimisation pdm et qualité de services, optimisation des relations avec les équipes de vente et d’ingénierie» , l'élément de mesure est "relations de travail optimales avec les émetteurs externes, synergies fortes avec la vente et l’ingénierie ».

• Description de l'objectif opérationnel à atteindre: « optimisation de l’utilisation des plateformes de pricings» , l'élément de mesure est "Optimisation de l’utilisation des plateformes avec un risque opérationnel maîtrisé ».

• Description de l'objectif comportemental à atteindre: « Fluidification et optimisation de la gestion du flux» , l'élément de mesure – enfin celui que je pense lié car la case comprend entre 4 et 6 objectifs opérationnels et 4 éléments de mesures - est "NBI généré par l’offre tactique + nombre de propositions ».

• Description de l'objectif comportemental à atteindre: « Participation active au comité innovation et axe fort sur le sourcing de solutions d’investissements mises en relief par la stratégie» , l'élément de mesure est "Qualité et pertinence des interventions en comité innovation et génération de trades ».

• Description de l'objectif comportemental à atteindre: « Expertise et excellence opérationnelle : satisfaction des entités (qualité du conseil, délais de réponses pour prix indicatifs, appels d’offre, envoi des termsheets)» , l'élément de mesure est "compréhension / adaptation aux évolutions de la réglementation – participation active à l’amélioration continu. »

• Description de l'objectif comportemental à atteindre: « Facilite les discussions et résout les conflits» , l'élément de mesure est "Identification d’opportunités de synergies ».

• Description de l'objectif comportemental à atteindre: « Privilégie la coopération entre collègues au sein été en dehors de son équipe» , l'élément de mesure est "Contribue à créer un esprit d’équipe positif au sein de l’équipe.

• Description de l'objectif comportemental à atteindre: « Esprit d’équipe et coopération : attitude positive au quotidien» , l'élément de mesure est "Prise de recul forte dans la gestion du quotidien ".

• Description de l'objectif comportemental à atteindre: client focus et responsabilité : s’efforce de satisfaire les partenaires internes tout en anticipant / prenant en compte les risques pour l’activité", l'élément de mesure est "Attention à l’ensemble des risques pour l’entreprise et pour les clients / partenaires internes, explique à nos clients/partenaires internes les bénéfices et les risques d’une solution spécifique ".

• Description de l'objectif à atteindre: amélioration continue", l'élément de mesure est "Participation active à l’amélioration continue".

• Description de l'objectif à atteindre: Culture RISK: respect et mise en place de process; respect des réglementations, sécurisation de l'activité", l'élément de mesure est "Maîtrise et respect des process et proposition de mise en place de nouveaux process (rédaction cas échéant)".

• Description de l(objectif à atteindre: Réalisation des objectifs quantitatifs XXX: - multi coverage; - objectifs globaux XXX (backup des zones et l'activité R et A)"", - vous noterez qu'on était bien parti avec l'objectif quantitatif..., mais non - l'élément de mesure est "NBI des zones couvertes, nbi global STR".

• Description de l'objectif à atteindre "Suivi et contrôle des moyens logistique suite à la nouvelle organisation XXX  (archivage, mise à jour des approbateurs notamment Pops et de la base XXXX).", l'élément de mesure est "Suivi de la mise en oeuvre."

• Objectifs : « Réussir la prise de poste au niveau métier, organisationnelle et fonctionnel pour bien en comprendre les enjeux et objectifs de XXX ».   Elément de mesures : « niveau de compréhension des missions de XXX » Le XXX est le nom de l’équipe.

• Objectifs : « Projet XXX – Accompagner l’étude et la suite du projet (en fonction de sa destination finale en fin d’année) de revue des XXX au sein de XXX»  Elément de mesures : « - ».  L’élément de mesure n’est pas défini.

• Objectifs : « Organisation du séminaire « All Staff » » Elément de mesures : « collaboration avec XXX/DIR »

• Objectifs : « Coordination du déménagement de XXX » Elément de mesures : « contribution au dossier de déménagement de XXX Interaction avec le département… Communication dans le département XXX. »

• Prenons un exemple supporté par un salarié de SEGL: l'élément de mesure est "N/A".

• Description de l'objectif à atteindre: "Promouvoir la coopération et la collaboration avec l'ensemble des acteurs clés (FO, ITEC, SAFE...) afin d’œuvrer pour la mise en place d'une stratégie commune", l'élément de mesure est "feedback des clients et des pairs". Le seul et unique élément de mesure « feedback from team members (from within own immediate team as well as across whole team) on level of contribution, engagement & visibility; visible contribution to the Compliance Department beyond own specific role (e.g. CSR initiatives, willingness to contribute to Team Training & Team Meetings)”

• "Description de l'objectif à atteindre Demonstrate in depth understanding of assigned benchmark process, incorporating participants, roles, risk and controls. Evidence via detailed and justifiable escalation to key stakeholders and contribution to knowledge sharing opportunities. », l'élement de mesure est feedback from team members (from within own immediate team as well as across whole team) on level of contribution, engagement & visibility; visible contribution to the Compliance Department beyond own specific role (e.g. CSR initiatives, willingness to contribute to Team Training & Team Meetings)"

• L’objectif suivant « Maintien d'un excellent niveau de production. » n’est pas SMART. Son manque de précision fait qu’il n’ai pas mesurable.  Que veut dire « maintien », que veux dire « excellent niveau », de qu’elle production parle t-on ?

• A l’objectif suivant « Maintien d'un excellent niveau de production. » est associé l’élément de mesure « Toutes les formations obligatoires doivent être réalisées ans les temps. »

• Objectif : « Gestion des agendas » ; élément de mesure : « organisation des réunions, anticipation, gestion des doublons, pro-activité d’arbitrage.  Planifier un rapide point hebdomadaire avec xxx notamment pour faciliter la gestion des doublons ». 

• Objectif  « assistanat de l’équipe XXX : Mise en forme des documents relatifs aux différents comités (petit comité, comité sponsors, etc) et réalisation de slides ou supports à la demande de l’équipe  gestion des commandes de fournitures, café, etc – distribution des documents RH et du courrier – gestion du matériel en prêt (barco, pc, etc) et des numéros de conf call, back-up de XXX pour les saisies BIP mensuelles ».  Eléments de mesures : « qualité des supports, bon fonctionnement de la logistique du service, support logistique ». 

• Objectif suivant : « Circulation – mise à disposition de l’information/communication : mise à jour des listes de distribution – gestion et transmission des fiches arrivées et départs – transmissions des infos générales RH, CE, … - gestion du répertoire commun (via ondemand) – gestion des accès errom et jira ».  Eléments de mesures : « maîtrise des risques en vérifiant le bon niveau d’accès aux applications, circulation de l’information fluide, adaptée et à jour ».  Il demande au Président comment on mesure la maîtrise des risques ».  Comment peut-on mesurer la « fluidité de la circulation de l’information » ?

• L’objectif est ici, attention « Réactivité et pro-activité : développer la réactivité et la proactivité dans les activités quotidiennes (gestion des agendas, réalisations des supports, …) » ; les éléments de mesures sont « anticiper les besoins du client interne pour apporter un service plus complet que la demande initiale ; avoir le souci du détail. » 

Les différentes réclamations, l’impossibilité de répondre sur les indicateurs nécessairement connus du salarié et l’adéquation de ces objectifs avec l’instruction  démontrent que les évaluations portées ne peuvent être objectifs et penchent plutôt du côté du subjectif… interdit par la Cnil.

Des décisions ont été prises sur base de ces évaluations non conformes, je vous réclame l’annulation pure et simple de l’ensemble de ces décisions.

Je vous réclame l’application de l’article 1222-3 du code du travail,

Je vous réclame l’application du code de conduite rédigé pour mémoire par la Direction,

Je vous réclame l’application de l’article 36 de la convention collective en matière d’évaluation,

Je vous réclame l’application de l’instruction sur les évaluations,

Je vous réclame le respect des contraintes de la Cnil,

Je vous réclame la suppression de l’ensemble des commentaires subjectifs dans l’ensemble des évaluations du périmètre et sur l’ensemble de l’historique disponible.  Compte tenu du nombre d’objectifs et donc d’évaluation non-conforme, au lieu de rechercher les quelques pourcents d’éléments conformes (ça devrait exister même si j’en ai pas souvent vus), de faire une mise à jour globale sur l’ensemble des évaluations afin d’en supprimer l’ensemble des commentaires.

Cordialement,

--- Pour mémoire, les informations sur la page Cnil mentionnée dans cette réclamation

L’évaluation des salariés : droits et obligations des employeurs 

11 mai 2011 

A  l’occasion de l'entretien annuel d’évaluation, des employeurs collectent des informations sur leurs salariés. Qu'ont-ils le droit de conserver ? Comment peuvent-ils utiliser ces informations ? La CNIL fait le point sur les droits et obligations des employeurs en matière d’évaluation de leurs salariés.

1. Quelles informations peuvent être collectées à l’occasion d’un entretien d’évaluation ?

L'article L1222-2 Code du travail prévoit que les informations demandées à un salarié ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles. Les évaluateurs doivent donc s’interdire de collecter, notamment, des éléments en rapport avec la vie privée des salariés. Les données qui peuvent être collectées peuvent porter sur leur identité, la formation, la gestion de la carrière, l’évaluation professionnelle ou encore la validation des acquis de l'expérience.

1. Est-il possible d’utiliser des zones commentaires dans le cadre de l’évaluation de salariés ?

Oui, mais ces zones commentaires sont à utiliser avec la plus grande prudence. La loi informatique et libertés précise que les appréciations figurant dans ces zones doivent être pertinentes, adéquates et non excessives.

1. Quelles informations peuvent être intégrées dans ces "zones commentaires"?

Les informations doivent être purement objectives. Le responsable doit faire en sorte d’empêcher que des commentaires subjectifs, outranciers voir insultants y figurent. Il peut prévoir des menus déroulants, un système de filtrage de mots clés ou bien vérifier régulièrement leur contenu. La meilleure des préventions consiste à avoir toujours présent à l’esprit que les salariés peuvent accéder à tout moment aux informations les concernant, de même que les contrôleurs de la CNIL. Cet  "auto contrôle"  permet de n’écrire que ce que l’on est en mesure de présenter et d’assumer.

1. Quels risques prennent les entreprises qui enregistrent des informations non pertinentes ?

 La CNIL est extrêmement vigilante sur le contenu des zones commentaires et, au besoin, sanctionne les comportements abusifs. Les sanctions peuvent aller d’un avertissement public comme elle l’a fait récemment avec un organisme spécialisé dans l’aide aux devoirs, jusqu’à une sanction financière. La CNIL peut également transmettre les éléments dont elle dispose à la justice si elle constate des infractions pénales.

1. Faut-il informer les salariés de l’enregistrement de leurs données d’évaluation ?

 OUI. Le Code du travail prévoit que les salariés doivent être expressément informés des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles, avant leur mise en œuvre. En application de la loi Informatique et libertés, les salariés doivent également être informés de l'identité du responsable, de la finalité poursuivie, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences d'un défaut de réponse, des destinataires ainsi que de leur droit d'accès.

1. Qui peut accéder aux données d’évaluation ?

 Chaque salarié évalué peut accéder à ses propres données d’évaluation sur simple demande et en obtenir une copie. Les supérieurs hiérarchiques peuvent, quant à eux, accéder aux données d’évaluation des salariés dont ils sont responsables. Enfin, les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel peuvent accéder à l’intégralité des données d’évaluation. Les supérieurs hiérarchiques et les gestionnaires du personnel sont évidemment soumis à une obligation de confidentialité.

1. Les salariés peuvent-ils accéder à l’ensemble des données d’évaluation ?

Oui, même si les données d'évaluation sont parfois considérées à tort par les responsables des ressources humaines comme des informations sensibles non communicables aux salariés. La loi "informatique et libertés" reconnaît le droit à toute personne d’interroger le responsable d’un fichier pour obtenir, sous une forme accessible, la communication des informations la concernant ainsi que leur origine. Les valeurs de classement annuel, parfois appelées "ranking", ou de potentiel de carrière sont communicables aux salariés si elles ont servi à prendre une décision à leur égard (comme par exemple, une promotion, une augmentation, un changement d'affectation). L'employeur n'est pas tenu de communiquer des informations purement prévisionnelles.

1. Pendant combien de temps peut-on conserver les données d’évaluation ?

 Les données d’évaluation ne peuvent être conservées au-delà de la période d'emploi de la personne concernée. Toutefois, il est possible de conserver ces informations plus longtemps, notamment lorsqu’il s’agit de se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié. Il faut alors les stocker sur un serveur spécifique, accessible à un nombre limité de personnes et prévoir une traçabilité des opérations consultation.

1. Faut-il déclarer à la CNIL les fichiers créés à l’occasion de l’évaluation de salariés ?

 Oui. Les fichiers informatisés qui comportent des données personnelles, c'est-à-dire permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, doivent être déclarés à la CNIL. Pour les fichiers de ressources humaines, il est possible de réaliser une déclaration simplifiée en référence à la norme 46.

1. Qu’en est-il des fichiers manuels ou papiers?

Ces fichiers papiers n’ont pas à être déclarés à la CNIL. Cependant, ils doivent être constitués et utilisés en conformité avec les principes et exigences de la loi Informatique et libertés.